Mengenal Apa itu Event Organizer dan Cara Kerjanya
Profesi Event organizer (EO) atau yang sering juga disebut dengan event planner bertugas sebagai penyelenggara acara, menyusun suatu acara, mengkoordinasikan semua bagian yang berperan serta memastikan semua orang menikmati acara yang diselenggarakan. Disebut juga sebagai event planner untuk acara konvensi dan rapat perusahaan, EO melakukan segala hal yang diperlukan untuk memastikan sebuah acara berjalan dengan lancar, termasuk memilih lokasi, menyediakan katering, hiburan dan vendor lainnya. EO juga mengatur akomodasi dan transportasi untuk peserta acara.
Seorang EO harus memiliki tingkat kreativitas yang tinggi, Mulai dari pengelolaan produksi, konsep dan dekorasi hingga acara usai, serta mendedikasikan waktu luang selama acara berlangsung untuk memberikan layanan yang tepat kepada klien. Oleh karena profesi ini cocok untukmu yang kreatif, ceria, bersemangat, percaya diri dan berpikir positif mengenai project-nya sambil tetap mempertimbangkan berbagai resiko yang muncul saat sedang mengambil langkah perencanaan.
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB EVENT ORGANIZER
- Bertemu dengan klien, dan Perusahaan. Seorang event organizer akan sering bertemu dengan klien untuk membahas ruang lingkup acara
- Observasi, sebab jasa event organizer perlu mengetahui gambaran jelas yang diproyeksikan dari sebuah acara serta tempat apa yang dapat mengakomodasi ukuran dan persyaratan klien
- Menyewa vendor, Perusahaan EO akan menemui dan menyewa vendor seperti katering, musisi, disc jockey, fotografer, perusahaan rental, dan dekorator, semakin cepat memesan, semakin baik
- Mempersiapkan akomodasi, Jika mengundang tamu atau pembicara dari luar kota untuk acara tersebut atau jika acara berlangsung lebih dari satu hari, maka EO bertanggung jawab dalam menyiapkan akomodasi untuk mereka
- Menyewa pembicara, Jika akan ada pembicara di acara tersebut, EO bertanggung jawab untuk menjadwalkan pidato mereka di acara tersebut. Biasanya hal ini berlaku untuk klien perusahaan
- Koordinasi dan pengawasan, Tugas dan tanggung jawab event organizer selanjutnya adalah menghubungi masing-masing vendor sebelum acara untuk mengonfirmasi tugas mereka dan meminta agar mereka datang lebih awal untuk membantu masalah apa pun yang mungkin terjadi selama proses persiapan dan kordinasi
- Follow Up, Ketika acara selesai, kamu masih harus menjaga hubungan baik dengan klien dan memastikan bahwa mereka puas dengan layanan yang diberikan.
